L’avance sur les  frais professionnels est une vraie problématique dans l’entreprise. C’est un véritable sujet de débat vu que le salarié et l’employeur doivent trouver un terrain d’entente pour conclure l’affaire. La pratique est indispensable pour que les collaborateurs puissent couvrir des missions de longue durée sans impacter leurs budgets personnels.

Les procédures de gestion des frais professionnels

Le plus souvent, les avances de frais de déplacement sont bénéfiques aux salariés. Pourtant, il faut bien élaborer les procédures de gestion des frais professionnels. D’abord, il faut établir les pratiques en vigueur en matière d’avances pour les voyages. Il faut ensuite connaître les activités de l’entreprise. Au cas où les accords dans la société ne précisent rien, l’employeur n’a pas d’obligation sur le salarié concernant ces faits. Par contre, il est toujours possible d’en parler avec le supérieur.

Les montants engagés par les travailleurs peuvent atteindre des sommes importantes. Il est donc crucial de mieux cadrer les frais afin de maîtriser la comptabilité de l’entreprise. La carte affaires à débit distingué est une meilleure option pour faciliter les dépenses. Il est aussi envisageable d’utiliser la carte de la société pour l’achat des billets d’avion ou encore pour réserver une chambre d’hôtel durant les déplacements.

Il est à noter que l’avance sur les frais ne relève d’aucune obligation légale. Par contre, elle peut éventuellement l’être lorsque l’accord d’entreprise la prévoit ou bien, si la convention de la société l’a définie comme règle de fonctionnement.

Les types d’avances sur les frais professionnels

En fait, il existe deux types d’avances sur frais professionnels. Ces alternatives sont des solutions valables pour répondre à ces besoins de faire des avances.

La première possibilité est l’avance ponctuelle. Dans ce cas, le montant est directement viré sur le compte personnel du salarié. La somme est faite en fonction des nécessités de l’employer qu’il sera amené à engager. Si cet individu veut obtenir des remboursements, il doit présenter les notes de frais surtout avec les justificatifs de règlement. Sur ce fait, si les dépenses sont vraiment supérieures à l’avance, la société lui restitue un complément pour effectuer les frais.

Il y a également l’avance permanente. Cette alternative consiste à définir en amont une enveloppe budgétaire fixe pour couvrir le paiement. Elle est remise chaque mois aux collaborateurs et elle  court tout au long du contrat.

Cette avance est souvent négociée lors de la date d’embauche. Elle est surtout appliquée pour les personnes ayant des postes qui impliquent des déplacements fréquents. De ce fait, l’employé remplit mensuellement une note de frais. Ces sommes sont intégralement remboursées par la société. Par contre, au cas où il pense à quitter son poste, le salarié devra les dédommager.