La gestion d’une copropriété implique de nombreuses responsabilités pour les personnes en charge du syndic. Parmi celles-ci, certaines mesures visent à assurer la transparence et le bon fonctionnement des immeubles.
Le contrôle interne au sein du syndic de copropriété
Pour garantir un ensemble résidentiel bien géré, le syndic doit mettre en place plusieurs mécanismes de contrôle internes pour superviser ses activités. Ces dispositifs permettent non seulement d’assurer le respect des obligations légales, mais également de prévenir les abus et fraudes éventuelles.
Les règles comptables et financières
Le plus important de ces systèmes est la mise en place de procédures comptables rigoureuses. Il s’agit notamment d’établir un plan comptable adapté aux particularités de la copropriété (charges communes, travaux, provisions pour charges, etc.) et des logiciels de comptabilité spécifiques.
Les documents comptables sont soumis à un audit annuel qui permet de vérifier que le syndic tient bien son rôle de gestionnaire et que les informations qu’il met à disposition des copropriétaires correspondent bien aux dépenses effectuées. Cet audit est réalisé par un expert-comptable ou un réviseur d’entreprise agrée.
Le contrôle sur la facturation des prestataires externes
Afin de garantir des frais de fonctionnement au juste prix, le syndic doit pouvoir s’assurer que les factures émises par ses prestataires sont bien conformes aux contrats passés et n’incluent pas de dépenses indues. Pour cela, il peut mettre en place un système de comparaison systématique entre devis et factures.
La transparence vis-à-vis des copropriétaires
L’une des principales préoccupations des copropriétaires est la nécessité de disposer d’informations claires et sincères sur la gestion de leur immeuble. Le syndic a ainsi pour mission d’établir une communication régulière et transparente avec les résidents. Pour en savoir plus sur les services proposés par un bon syndic de copropriété, vous pouvez consulter ce site : https://easysyndic.be/.
Informations financières et comptables
Sur le plan financier, le syndic doit fournir aux copropriétaires un compte rendu annuel détaillé et certifié, présentant l’ensemble des revenus, dépenses et charges liées à la copropriété. Ce bilan comprend notamment :
- Les charges qui concernent les parties communes (ascenseurs, chauffage, etc.).
- Le budget prévisionnel et sa réalisation lors de l’exercice écoulé.
- Les provisions pour travaux réalisées ou non encore effectués.
- Le montant des impayés et les démarches entreprises pour le recouvrement de ces derniers.
Ce document permet aux copropriétaires d’être informés sur l’état de santé financière de leur copropriété et de s’assurer que les charges payées correspondent bien aux dépenses engagées.
Les décisions prises en assemblée générale
D’autre part, le syndic doit s’assurer que les résolutions adoptées lors de l’assemblée générale des copropriétaires sont mises en œuvre conformément à leurs termes. Cela peut inclure la réalisation de travaux votés, le recouvrement des charges impayées, ou encore la mise en place d’un plan de prévention des conflits.
Accès aux documents de la copropriété
Pour faciliter l’accès à l’information, la loi oblige désormais les syndics à donner aux copropriétaires un accès électronique sécurisé pour consulter les principaux documents relatifs à leur copropriété (comptes annuels, procès-verbaux des assemblées générales, règlements de copropriété, etc.). Ainsi, si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la gestion de votre immeuble, n’hésitez pas à contacter votre syndic et demander l’accès à ces données.
Le rôle du conseil syndical dans le contrôle du syndic
En complément des mesures de contrôle interne mises en place par le syndic, l’équipe du conseil syndical joue un rôle essentiel dans la supervision de sa gestion. En effet, elle est élue directement par les copropriétaires pour les représenter auprès du syndic et veiller à la bonne exécution de ses missions.
Participation aux réunions et vérification des informations
Le conseil syndical doit pouvoir assister à toutes les réunions où sont discutées des questions importantes pour la copropriété. Ainsi, il pourra vérifier que les discussions et décisions prises reflètent bien l’intérêt général des habitants.
Audit technique et financier de la gestion du syndic
Le conseil syndical est également chargé de réaliser un contrôle régulier des comptes et des documents techniques remis par le syndic. Cela lui permet d’avoir une vue d’ensemble de la situation financière et technique de la copropriété, ainsi que de détecter d’éventuelles anomalies ou irrégularités dans la gestion du syndic.
Les obligations légales en matière de transparence et de contrôle
Enfin, il convient de rappeler que les syndics sont soumis à des règles légales strictes qui visent à protéger les intérêts des copropriétaires et garantir la transparence de leur gestion. Parmi ces obligations figurent notamment :
- La tenue d’un registre des copropriétaires et la mise à jour annuelle de celui-ci.
- L’établissement et la transmission aux copropriétaires du compte rendu financier annuel certifié.
- La convocation et l’organisation de l’assemblée générale des copropriétaires à une fréquence minimale de une fois par an.
- Le respect des règles de marchés publics pour la passation des contrats et achats concernant les travaux importants dans les parties communes.
- L’organisation d’un vote en assemblée générale pour toute décision ayant un impact financier important (travaux, emprunts, etc.).
Au-delà de ces obligations légales, le syndic doit également mettre en place des procédures internes strictes qui permettent de prévenir les fraudes, protéger les données personnelles des copropriétaires et assurer la transparence sur l’ensemble de ses activités.
